73% от бизнеса използва електронно фактуриране

Това е равносметката от последното глобално проучване за електронното фактуриране, проведено от финландската фирма Basware. В това число се включват всички форми на електронно представяне на фактури, включително сканиране на хартиените оригинали и изпращане на PDF версии на фактури. 

Най-големи ползи от преминаването към електронно фактуриране отчитат фирмите, които използват напълно автоматизирани системи. 56% от тези компании отчитат непосредствено намаляване на разходите, свързани с обработката и изпращане на фактури. 28% от фирмите със съвременни решения за електронно фактуриране отчитат подобряване на отношенията с доставчици и клиенти. 

Според бизнеса основната полза от преминаване към електронно фактуриране е ускоряването на циклите на фактуриране – това са посочили 75% от участниците в проучването. За 64% от анкетираните основната полза от електронното фактуриране е свързана с намаляването на разходите за фактуриране. 

Малкият бизнес е много по-чувствителен към изискванията на клиентите – за 61% от малките фирми желанието на клиентите да получават електронни фактури е достатъчен аргумент за имплементирането на такова решение. 

Очакванията в глобален мащаб са през 2014-2015 г. да се постигне достатъчно голямо навлизане на напълно автоматизирани решения за електронно фактуриране. 

Ако искате вашият бизнес да се възползва от най-съвременно и гъвкаво решение за електронното фактуриране, посетете www.efaktura.bg.

Как да бъдете успешни с вашия проект?

Всички ние харесваме новото, но истината е, че повечето хора предпочитат да не избързват, като заложат на стар, но "доказал" се метод. Новото ни привлича, но в същото време то ни плаши, защото е свързано с промяна на нашите навици. Във всяка организация има иновативни хора, но масата нас променяме навиците си само когато сме под напрежение. Това е и причината една покана към Вашите партньори да получават/изпращат електронни фактури, не винаги да е с гарантиран 100% успех!

От къде да започнете? Направете проучване дали Вашите контрагенти са съгласни да получават/издават електронни фактури. Обзалагаме се, че ще чуете подобни извинения:

„То е много хубаво и аз виждам предимствата, но не е за нас.“

„Нашето счетоводство е свикнало да получава хартиени фактури с мокър печат и подпис.“

„Ние подкрепяме новото, но не сме готови.“

„Ние сме много малка компания и затова предпочитаме хартията.“

„Ние сме голяма компания и при нас вземането на решение е сложно.“

Какво всъщност иска да ви каже Вашия контрагент? Тези извинения означават само едно - страх от промяната. Ето защо трябва да убедите Вашите партньори, че е-фактуриране няма да промени техните навици и няма да застраши техния бизнес. Вашият контрагент трябва да осъзнае, че с преминаването към е-фактуриране всичко ще бъде както преди, само че не в реалния, а в дигиталния свят.

Често, проектите за е-фактуриране не успяват поради следните причини:

•         Неправилна оценка за важността на проекта от страна на мениджмънта
•         Неправилно разпределение на отговорностите между отделите;
•         Недобро, или изцяло липсващо управление на проекта;
•         Твърде силно фоксуиране върху техническото изпълнение;
•         Недобро дефиниране на очакванията;
•         Желание за „всичко наведнъж
•    "Oткриване на топлата вода“ – много решения вече съществуват и могат да бъдат закупени, наместо да се разработват на ново;

Често, проектите за е-фактуриране са успешни, защото:

•   Ръководителите в компанията осъзнават възможностите за подобряване на работата и намаляване на разходите чрез преминаване към е-фактуриране;
•      В проекта участват всички заинтересовани отдели;
•     Добро управление на проекта;
•     Правилно дефиниране на целите;
•     Преминаване към 100% е-фактуриране „стъпка по стъпка“;
•     Реалистична оценка на техническите възможности на партньорите;

Повишаване на конкурентоспособността чрез дигитализиране на търговските процеси

Дигитализирането на търговските процеси може да осигури множество конкурентни предимства за компанията.  Такова предимство е например преминаването към електронни фактури. Е-фактуриране може да понижи разходите за издаване и доставка на фактурите с до 80%, като в същото време ускори плащанията и подобри отношенията с контрагентите. Практиката показва, че проектите за електронно фактуриране се изплащат за не повече от година. 

Процесът по фактурирането обхваща следните етапи:

• Принтиране, пликоване и изпращане на фактурите
• Напомняне за плащане 
• Срещане на получени плащания с издадени фактури
• Архивиране за нужди на одита

В хартиения свят, тези действия са свързани с различни проблеми, които оказват негативно влияние върху търговските процеси и разходите на фирмата. Следователно, въпросът не е дали да се стартира проект за електронно фактуриране, а как той да се реализира, така че да е най-ефективен и оразмерен спрямо нуждите на компанията. Нашият опит показва, че подценяването, или неправилната преценка могат да доведат проекта до неуспех. 

За да бъде успешен проектът, на първо място, той трябва да бъде приоритизиран правилно, а компанията трябва да постави реализируеми и ценово-оправдани цели. Нашата практика показва, че според големината на компанията и документооборота, нуждите са различни. Големите и средни по големина компании, издаващи между 1000 и 10 000 фактури месечно, посочват като основни приоритети следните възможности на системата за електронно фактуриране:

• Пълна интеграция на решението с ERP на компанията;
• Център за помощ, който да осигурява поддръжка на получателите на електронни фактури;
• Наличие на възможности за напомняне за плащане, плащане и равнение.

За малките и микро издатели – с до 1000 фактури на месец – от основно значение са:

• Готов експорт от счетоводната система;
• Уеб интерфейс за проследяване и коригиране на документите;
• Наличие на електронен архив;
• Опростен процес на включване;
• Ниска или нулева цена за интеграция и започване на работа със системата.

eFaktura.bg е директно съвместима с повечето актуални продукти на българския пазар. Това означава, че eFaktura.bg отговаря на нуждите на малките и средни по големина компании, които съставляват 99.8% от съвкупността на нефинансовите предприятия в страната (данни доклад 2011 г. на ИАНМСП). 

Що се отнася до „Големите“ издатели, „БОРИКА – БАНКСЕРВИЗ“ разполага  с екип, който създава решения според конкретната нужда на компанията. Ние сме реализирали интеграции с водещите ERP системи, каквито са SAP, MS Dynamics, Oracle E-Business Suite, Scala и др.

На последно място, но не и по важност, е изборът на правилния партньор. Специалистите на „БОРИКА - БАНКСЕРВИЗ“ разполагат със значителен опит при внедряването и са реализирали редица сложни проекти, отговарящи напълно на специфичните изисквания на клиентите. Голяма част от процеса на консултиране и предоставяне на стандартни технически средства за интеграция са напълно безплатни, което значително намалява цената за начално имплементиране на eFaktura като решение за електронно фактуриране.

Вие можете лесно да повишите конкурентоспособността на Вашата компания, като станете част от eFaktura.bg. Нашите специалисти ще Ви консултират напълно безплатно как да стане това.

Научете повече информация на адрес www.efaktura.bg

Разпределение на електронните фактури и сметки по отрасли

Текущия обем на електронни фактури и сметки в Европа към момента е около 33 милиарда броя на годишна база при очаквания той да нарасне до 35 милиард до 2015 г. Интересно е какво е разпределението на това количество по сегменти (B2B/B2C) и по отрасли. Най-добра представа за приноса на различните браншове в обмена на електронни фактури дава следната диаграма:

Прави впечатление, че B2B/B2G/G2B и B2C сегментите са почти равни като обем. Големите издатели на електронни фактури обаче изпращат различно количество документи към крайни клиенти и към бизнес партньори.

Отраслите, генериращи и получаващи най-големи обеми от електронни документи, са дадени в таблицата:

Отрасли с голям обем фактури	% от всички B2B фактури
Здравеопазване	5-13% в зависимост от държавата
Ритейл	10%
Публичен сектор (правителство, общини)	9-15%
Търговия	5%

Фирмите, работещи в тези сфери, са едни от първите реализирали електронно фактуриране, което е логична стъпка в посока оптимизиране на дейността и значително спестяване на разходи.

Източник: Billentis

Ако искате и вие да оптимизирате своя бизнес и да намалите разходите за фактуриране, посетете www.efaktura.bg.

Бизнесът води е-фактуриране напред

Автоматизирането и дигитализирането на процесите по издаване и представяне на фактури в една компания, може да понижи разходите с 60-80%. Проектите обикновено се изплащат за не повече от година и половина, сочи проучване на Billentis.

Навлизането на електронното фактуриране в България през изминалите 5 години, се дължи изцяло на операторите на решения за електронно фактуриране и иновативните компании. Скоростта, с която пазара се развива е много висока, но истинският потенциал все още не е достигнат.  Ако електронните фактури заменят големия брой хартиени, Европейският публичен сектор може да спести 40 млрд. евро (за входящи и изходящи фактури).

Водещите държави, в приемането на е-фактуриране, в световен мащаб са Чили, Мексико и Бразилия. В Европа, Датския публичен сектор може да се похвали с първенството, тъй като те първи задължиха фактурите от частния сектор към публичния да са винаги електронни.

В България, кризата се оказа фактор, който накара множество малки и големи компании да помислят върху излишните разходи. Един от тях е отпечатването и доставянето на хартиени фактури. Ако през 2008 г. електронното фактуриране бе по-скоро „екзотика“, то днес през 2012 г. всяка втора компания получава електронни фактури. За съжаление, кризата не бе фактор, който накара българския държавен сектор към подобни промени. 

Запознайте се с възможностите на www.efaktura.bg

Броят на електронните фактури и сметки ще достигне 350 милиарда през 2012 г.

Това показват последните прогнози на фирмата Billentis, обявени на приключилия преди дни форум EXPP, посветен на електронното фактуриране.

Разпределението на прогнозираните обеми от електронни фактури и сметки по типове (бизнес към бизнес, бизнес към правителство, правителство към бизнес, бизнес към крайни клиенти, правителство към крайни клиенти) е дадено в таблицата:

Сегмент	Очакван минимален обем
B2C / G2C	200 млрд.
B2B / B2G / G2B	150 млрд.
Общо:	350 млрд.

Обемът на фактурите и сметките в развитите индустриални страни е от порядъка на 16-30% от цялата адресирана кореспонденция, а в останалите достига до 50%.

Сред главните причини за нарастване на обема на електронните фактури/сметки с 2-3% годишно са:

• Увеличението на населението, броят на домакинствата и предприятията;
• Нарастването на честотата на издаване на фактури от доставчиците, което е свързано с намаляване на периода на кредитиране на крайните клиенти в очакване на заплащането на фактурите – например от фактуриране на двумесечни периоди – на фактуриране след всяка покупка;
• Законови изисквания – например в Европейския съюз, където всяка фирма е задължена да издаде фактура за в период от 5 до 30 дни след получаване на плащане или извършване на доставка;
• Електронните фактури са по-евтини, което позволява на доставчиците да издават такива по-често.

източник: Billentis/Bruno Koch