Международни новини, свързани с електронното фактуриране

Макар електронното фактуриране да навлиза с различни темпове в отделните региони по света, сигурно е, че то набира скорост и вече по-голяма част от бизнеса го използва като инструмент за оптимизация. Ето какво се случва в тази област към момента:

• Почти половината от обменяните фактури в Чили вече са електронни. Чилийският парламент обсъжда възможността да направи електронното фактуриране задължително. Очакванията за 2014 г. са 100% от големите корпорации, а от 2016 и целият бизнес да използва е-фактуриране.
• Около 20 000 компании в Гърция обменят над 12 милиона електронни фактури. Годишният ръст на е-фактурите е над 40%.
• От юли 2012 норвежкото правителство наложи използването на електронни фактури в B2G сегмента на базата на спецификацията PEPPOL. През 2016 г. всички фактури от бизнеса към правителството следва да са електронни, а година по-рано това трябва да е факт за фактурите, издавани от правителството. На пазара са представени 34 доставчика на услуги за електронно фактуриране.
• През настоящата година над 280 000 компании в Мексико са длъжни да издават електронни фактури. През следващата година този брой трябва да нарасне до 413 000.
• В Австрия издаването само на електронни фактури към федералната администрация става задължително от януари 2014 г. Ще бъдат приемани само е-фактури в структуриран формат. Информацията от страна на администрацията е категорична – без електронни фактури няма плащане.

Белгийското правителство преминава изцяло към електронно фактуриране

Новата система ще доведе до значително намаляване на административното бреме за правителството и бизнеса. Тя ще представлява и мощно средство за наблюдение, и намаляване на срока на плащанията към бизнеса.
С помощта на е-фактурирането правителството цели да спести 7.6 милиона евро при годишен обем от 700 000 фактури. Внедряването на системата минава през различни фази. Очаква се на 1-ви януари 2014 г. да бъде пусната онлайн платежна платформа, която ще приема електронни фактури. От 1-ви януари 2015 г. компаниите ще могат да изпращат електронни фактури до всички структури на правителството. По план до 2017 г. всички получавани и обработвани фактури трябва да са електронни.
Преди време белгийското правителство пусна в експлоатация система за електронни обществени поръчки. Това не само доведе до по-голяма прозрачност и достъпност на процедурите за бизнеса, но и доведе до сериозно подобряване на ефективността на работа. През 2012 г. 89.9% от търговете са обработени по електронен път.
Като следваща стъпка се очертава цифровизирането на платежните процеси. За да се гарантира, че компаниите ще работят с унифицирана система, се вземат предвид европейските стандарти за електронно фактуриране. Компаниите осъществяват директна връзка между техните собствени финансови системи и правителствената платформа, използват междинна частна услуга или предават своята платежна информация чрез просто уеб приложение. По този начин се постига напълно автоматизиран електронен обмен на платежна информация между компаниите и белгийското правителство.

Запазване и преглед на електронни фактури

Вижте колко е лесно да преглеждате и съхранявате е-фактури през eFaktura.bg. За да гледате клипчето с по-високо качество, моля отворете го директно в YTube.

Разходите не са това което изглеждат

Кой е Финансовият Директор? Това е човекът който трябва да знае всички разхои и приходи в една фирма. Заедно с Изпълнителния директор, това е най-важният човек от когото зависят доброто представяне на фирмата и съответно нашите бонуси.

Когато попитаме финансов директор дали знае каква е цената на една фактура, директорът уверено отговаря „Да“. Истината обаче е, че често не се прави сметка на всички разходи, тъй като някои от тях остават „скрити“.  Оказва, се обаче че освен директните и индиректните разходи има и трето перо, т.нар. скрити разходи. Скритите разходи се оказват най-трудно изчислими, но и често най-големи.

Директните разходи са лесно идентифицируеми и оттам лесно изчислими. Индиректните разходи се идентифицират по-трудно и тяхната стойност не е константа, но все пак могат да бъдат оразмерени. По принцип директни и индиректни разходи съществуват както в хартиения свят, така и в електронния. Ето защо е много важно да се подбере правилния партньор, който да осигури една прозрачност на процесите, свързани с първоначалното включване, но и с по-нататъчните ангажименти. При правилно направените и добре имплементирани решения за е-фактуриране, скрити разходи не трябва да съществуват.

Нека разгледаме подробно различните видове разходи , според тяхната класификация:

Директни разходи

• Подготовка на файла и принтиране на фактурите
• Пликове и процес по пликоване
• Физическа доставка (Пощенски и куриерски разходи)

Най-голямото перо от тези разходи е физическата доставка на фактурите. Компания „Х“, чийто бизнес е например „превод и легализация“ изпраща фактура за превод на 2 стр., със стойност 27,00 лв. до свой контрагент. Издателят на фактурата трябва да заплати 2,80 лв. за доставка на фактурата (по цени на BULPOST в рамките на града). Останалта стойност на фактурата зависи от цената на пликовете, времето необходимо за подготовка и др., но като цяло тя ще добави още стотинки, към така или иначе оскъпената фактура. Времето за създаване на фактурата се увеличава многократно, когато същите се създават „на кочан“. Всъщност, учудващо е в XXI в. колко много компании все още пишат фактури „на кочан“, при все че разполагат с компютър и интернет. Автоматично, ако тази компания използваше дори най-лесният вариант на е-фактуриране, с въвеждане на данни директно в сайта на услугата, тя щеше да реализира няколко основни предимства.

Първо времето за създаване ще се намали, тъй като в онлайн въвеждането се поддържа база данни с клиенти, стоки и услуги. Второто предимство, също измеримо на момента, щеше да е доставката на фактурата, която е 10 пъти по-ниска. Третото предимство е свързано с е-архив, които важи както за издателя, така и за получателя на фактурата.

Вторият тип разходи са т.нар. индиректни разходи. Те се характеризират с това, че са пряко зависими от обема на издаваните фактури.

Индиректни разходи

• Време, прекарано в отговори на спорове по фактури
• Счетоводни и реконсилиращи (срещане на издадена фактура с получено плащане) дейности
• Изгубени фактури
• Разходи за архив

Както споменахме, този тип разходи зависят до голяма степен от обема на издаваните фактури. Прочувания показват, че при месечен оборот от 500+ фактури, е необходимо  един служител във фирмата да е зает с дейности поиздаване на фактури,  изпращане на фактури и срещане на издадените фактури с получените плащания.

За Финансовия директор това би трябвало да означава една заплата само за извършване на тези дейности. В електронния свят този процес може да се сведе до няколко минути на ден. Ако приемем, че средно един оперативен счетоводител взема заплата от 600-800 лв. (в големите градове), към това число трябва да добавим и разходите за осигуровки. Виждаме, че цената на една фактура при гореспоменатия обем, автоматично се оскъпява с над 2 лв. За съжаление на финансовите директори, разходите не се изчерпват с това.

Скрити разходи

Това са разходи върху които ние нямаме контрол и в същото време е много трудно да ги изчислим/измерим. Такива разходи са:

• Синтактични грешки във фактурите
• Загуба на клиенти поради проблеми с фактурите (късна доставка, честа загуба)
• Не осигуряване на достатъчно ефективни канали за плащане
• Пропуснати възможности за насочване на усилия на служители в други дейности, а не в издаването на фактури
• Пропуснати възможности за по-бързо получаване на плащания
• Търсене в архив при одити
• Цялостни ползи от „зелена“ технология

Както се вижда скритите разходи се изчисляват трудно,често дори е невъзможно да ги изчислим. Лошата новина е, че тези разходи могат да повлиаят негативно на общите приходи на фирмата, или в обратния случай да повлиаят положително на общите приходи с до 15%. Ако приемем, че средната стойност на всяка от 500-те фактури е средно 100 лв., това означава месечен оборот от 500 000 лв., или 6 000 000 на година. 15% от 6 000 000 са 900 000 лв...В същото време, ако приемем, че средната стойност на една фактура (само директни и индиректни разходи) е 6 лв., това означава годишни разходи от 36 000 лв. на година...

Като теглим чертата се оказва, че нашата малка компания с 500 фактури на месец и годишен оборот от 6 000 000 може много лесно да спести 33 000 лв., като в същото време си осигури възможност да изкара още близо милион.  Сега, това изглежда доста добра възможност, която не е за изпускане, нали така? Математиката е проста и отговорът е лесен, но реалността е друга.

Оказва се, че Малките и Средени по големина Предприятия са изубили нещо много важно. Те са изгубили основното си предимство пред „големите“. Това предимство е способността да следят изкъсо своите разходи, като в същото време останат гъвкави и иновативни. Е-фактуриране е едно решение, което ще доведе до положителна промяна в работата на фирмата, като в същото време ще спести пари, които могат да стимулират служителите под формата на бонуси по време на криза.


За да започнете да пестите още възможно най-скоро: www.efaktura.bg 

Всяка втора компания получава/изпраща е-фактури

Всяка втора компания в Европа получава и/или изпраща поне една електронна фактура всеки месец. Това показва проучване на финландската компания Ителла. Според тях, над 40% от потребителите в B2C получават поне по една електронна сметка за същия период. Въпреки това, делът на електронните фактури все още остава под 30%.

Ителла споделя ключови факти, забелязани при проучване, включило над 14 000 потребители в 16 страни-членки на ЕС. Основната задача на проучването е да изследва състоянието на електронното фактуриране към днешна дата, както и възможностите пред него. Проучването обхваща основните модели на е-фактуриране, такива като изпращане на фактури по имейл, представяне на фактури в канали за интернет банкиране, директни модели на представяне на фактури и консолидаторски решения.

Цялата статия можете да прочетете на английски език тук

Интервю с г-жа Вергиния Коларска и г-н Александър Станев

Интервю за Телевизия Европа с г-жа Вергиния Коларска, търговски и маркетинг директор в БОРИКА - БАНКСЕРВИЗ и с г-н Александър Станев, прокурист на БОРИКА - БАНКСЕРВИЗ, относно ползите от електронните услуги като цяло и електронното фактуриране в частност. 

еFaktura оптимизира фирмените разходи и процеси

В условията на силно конкурентен пазар всяка компания се стреми да намали разходите и подобри бизнес процесите. Дигитализирането на информационните потоци е пряко свързано с подобряването на бизнес отношенията и ускоряването на процесите по вземане на решения, повишаване на удовлетвореността на клиентите и не на последно място – грижа за околната среда. Преминаването към електронно фактуриране е следващата логична стъпка за дигитализиране на документооборота като това е несложен и съвременно достъпен процес с гарантирани резултати.

През 2007 г. беше разработена услугата за представяне и плащане на фактури през Интернет – eFaktura, която да отговори на международните тенденции и нуждите на бизнеса.

Какво всъщност печелим с eFaktura.bg?

С преминаването към електронен документооборот, организацията може да спести много ресурси, както и да се възползва от допълнителни услуги, като например:

• Не се ползват скъпоструващи услуги по пликоване, адресиране, изпращане на документите или фактурите, процесът е напълно автоматизиран;

• Електронният документ не може да бъде унищожен, тъй като се архивира на няколко подсигурени места;

• Не се губи време за търсене на определен документ;

• Постига се безпроблемна интеграция с използваните счетоводни и ERP продукти, което допълнително намалява риска от грешки и оптимизира продажбените процеси;

• Удобство при плащане – получателят може веднага да плати фактурата по електронен пък с банкова карта БОРИКА, VISA или MasterCard или през интернет банкирането на банка партньор, при което системата известява издателя.

eFaktura позволява и изпращането на всякакъв тип файлове към клиентите, независимо от или заедно с електронните фактури. Издателите могат да представят през Интернет всякакви офис документи, справки, оферти и др., без да се променя първоначалния им формат. Конфиденциалността и достоверността на изпращаните файлове е гарантирана от използването на цифров електронен подпис и криптирането на информацията, които дават възможно най-голяма степен на сигурност при предаване на цифрова информация.

eFaktura.bg вече успешно се използва от над 200 клиента от различни сфери на бизнеса, а през системата годишно се представят над 1 млн. електронни фактури и документи.

 „БОРИКА – БАНКСЕРВИЗ“ АД има сключен договор с Libra AG – един от водещите дистрибутори на лекарства на българския пазар. Libra AG планира използването на системата eFaktura.bg, което ще доведе до чувствително спестяване на разходи, оптимизиране и автоматизиране на продажбените процеси. Универсалният XML формат на eFaktura позволява лесна и бърза интеграция със съществуващия ERP софтуер на Libra AG. Това в още по-голяма степен повишава ефективността на решението. По този начин дистрибуторът може да изпраща бързо и лесно персонализирани фактури и защитени пакети от файлове, като eFaktura гарантира моменталното и сигурно получаване от  клиентите. Нещо повече – фирмата може автоматично да проследява плащанията по издадените фактури, които са осъществени с дебитни или кредитни карти или посредством платформите за онлайн банкиране на банки – партньори. Не на последно място Libra AG не прави разходи за физическо архивиране на документите, тъй като електронните фактури се архивират електронно на тройно подсигурени сървъри. Наред с това, търсенето в издадените документи се осъществява изключително бързо и лесно.

Повече информация за услугите в eFaktura.bg ще намерите на сайта на услугата - www.efaktura.bg

ДСК Директ улеснява получателите на е-фактури

Електронното банкиране на Банка ДСК е директно интегрирано с eFaktura.bg
Много получатели на хартиена кореспонденция редовно се сблъскват със затруднения при нейното получаване по различни причини. Загубата на оригинал на изпратена фактура, обаче, е неблагоприятно за получателя. Това се отнася особено до фирми, чийто счетоводен отдел трябва да представи оригинал при проверка на НАП. Късното получаване на фактура по куриер, от своя страна, забавя често и нейното плащане, заради което се пропускат сроковете, указани в нея, а това понякога създава проблеми при използването на комунални услуги (ток, телефон, интернет), където е свързано със спиране на услугата.
Потребителите на електронно банкиране на Банка ДСК – ДСК Директ, разполагат с една удобна възможност да заплатят дължимите суми по електронни фактури, издадени на тяхно име чрез системата eFaktura.bg.
Услугата eFaktura на „БОРИКА БАНКСЕРВИЗ“ АД представлява система за сигурен обмен на електронни документи – процес, при който доставчици и купувачи обменят и управляват в реално време електронни документи, в т. ч. електронни фактури посредством интернет. 
Електронната фактура е документ, подписан с валиден електронен подпис и е напълно равностойна на съответния хартиен носител. Електронните фактури, представяни чрез системата eFaktura напълно отговарят на изискванията на Закона за електронния документ и електронния подпис, Закона за счетоводството и Закона за ДДС.
Доставянето на е-фактури става изключително бързо, след получаването на им в системата eFaktura.bg, те стават видими и достъпни за плащане в ДСК Директ. Системата предоставя информация за номерата и датите на документите, те могат да бъдат преглеждани, съхранявани локално и импортирани във финансовата система на получателя, ако това се изисква.
Чрез е-фактурите значително се улеснява процеса по заплащане на стоките и услугите, като се спестява ръчното въвеждане на платежно нареждане и се намаляват грешките.
След потвърждаване на плащането от страна на клиента в ДСК Директ, автоматично се променя статуса на електронната фактура в eFaktura.bg, с което процесът по плащане на дължимата сума приключва с минимум стъпки и загуба на време.

За повече информация относно услугите: www.efaktura.bg