Разходите не са това което изглеждат

Кой е Финансовият Директор? Това е човекът който трябва да знае всички разхои и приходи в една фирма. Заедно с Изпълнителния директор, това е най-важният човек от когото зависят доброто представяне на фирмата и съответно нашите бонуси.

Когато попитаме финансов директор дали знае каква е цената на една фактура, директорът уверено отговаря „Да“. Истината обаче е, че често не се прави сметка на всички разходи, тъй като някои от тях остават „скрити“.  Оказва, се обаче че освен директните и индиректните разходи има и трето перо, т.нар. скрити разходи. Скритите разходи се оказват най-трудно изчислими, но и често най-големи.

Директните разходи са лесно идентифицируеми и оттам лесно изчислими. Индиректните разходи се идентифицират по-трудно и тяхната стойност не е константа, но все пак могат да бъдат оразмерени. По принцип директни и индиректни разходи съществуват както в хартиения свят, така и в електронния. Ето защо е много важно да се подбере правилния партньор, който да осигури една прозрачност на процесите, свързани с първоначалното включване, но и с по-нататъчните ангажименти. При правилно направените и добре имплементирани решения за е-фактуриране, скрити разходи не трябва да съществуват.

Нека разгледаме подробно различните видове разходи , според тяхната класификация:

Директни разходи

• Подготовка на файла и принтиране на фактурите
• Пликове и процес по пликоване
• Физическа доставка (Пощенски и куриерски разходи)

Най-голямото перо от тези разходи е физическата доставка на фактурите. Компания „Х“, чийто бизнес е например „превод и легализация“ изпраща фактура за превод на 2 стр., със стойност 27,00 лв. до свой контрагент. Издателят на фактурата трябва да заплати 2,80 лв. за доставка на фактурата (по цени на BULPOST в рамките на града). Останалта стойност на фактурата зависи от цената на пликовете, времето необходимо за подготовка и др., но като цяло тя ще добави още стотинки, към така или иначе оскъпената фактура. Времето за създаване на фактурата се увеличава многократно, когато същите се създават „на кочан“. Всъщност, учудващо е в XXI в. колко много компании все още пишат фактури „на кочан“, при все че разполагат с компютър и интернет. Автоматично, ако тази компания използваше дори най-лесният вариант на е-фактуриране, с въвеждане на данни директно в сайта на услугата, тя щеше да реализира няколко основни предимства.

Първо времето за създаване ще се намали, тъй като в онлайн въвеждането се поддържа база данни с клиенти, стоки и услуги. Второто предимство, също измеримо на момента, щеше да е доставката на фактурата, която е 10 пъти по-ниска. Третото предимство е свързано с е-архив, които важи както за издателя, така и за получателя на фактурата.

Вторият тип разходи са т.нар. индиректни разходи. Те се характеризират с това, че са пряко зависими от обема на издаваните фактури.

Индиректни разходи

• Време, прекарано в отговори на спорове по фактури
• Счетоводни и реконсилиращи (срещане на издадена фактура с получено плащане) дейности
• Изгубени фактури
• Разходи за архив

Както споменахме, този тип разходи зависят до голяма степен от обема на издаваните фактури. Прочувания показват, че при месечен оборот от 500+ фактури, е необходимо  един служител във фирмата да е зает с дейности поиздаване на фактури,  изпращане на фактури и срещане на издадените фактури с получените плащания.

За Финансовия директор това би трябвало да означава една заплата само за извършване на тези дейности. В електронния свят този процес може да се сведе до няколко минути на ден. Ако приемем, че средно един оперативен счетоводител взема заплата от 600-800 лв. (в големите градове), към това число трябва да добавим и разходите за осигуровки. Виждаме, че цената на една фактура при гореспоменатия обем, автоматично се оскъпява с над 2 лв. За съжаление на финансовите директори, разходите не се изчерпват с това.

Скрити разходи

Това са разходи върху които ние нямаме контрол и в същото време е много трудно да ги изчислим/измерим. Такива разходи са:

• Синтактични грешки във фактурите
• Загуба на клиенти поради проблеми с фактурите (късна доставка, честа загуба)
• Не осигуряване на достатъчно ефективни канали за плащане
• Пропуснати възможности за насочване на усилия на служители в други дейности, а не в издаването на фактури
• Пропуснати възможности за по-бързо получаване на плащания
• Търсене в архив при одити
• Цялостни ползи от „зелена“ технология

Както се вижда скритите разходи се изчисляват трудно,често дори е невъзможно да ги изчислим. Лошата новина е, че тези разходи могат да повлиаят негативно на общите приходи на фирмата, или в обратния случай да повлиаят положително на общите приходи с до 15%. Ако приемем, че средната стойност на всяка от 500-те фактури е средно 100 лв., това означава месечен оборот от 500 000 лв., или 6 000 000 на година. 15% от 6 000 000 са 900 000 лв...В същото време, ако приемем, че средната стойност на една фактура (само директни и индиректни разходи) е 6 лв., това означава годишни разходи от 36 000 лв. на година...

Като теглим чертата се оказва, че нашата малка компания с 500 фактури на месец и годишен оборот от 6 000 000 може много лесно да спести 33 000 лв., като в същото време си осигури възможност да изкара още близо милион.  Сега, това изглежда доста добра възможност, която не е за изпускане, нали така? Математиката е проста и отговорът е лесен, но реалността е друга.

Оказва се, че Малките и Средени по големина Предприятия са изубили нещо много важно. Те са изгубили основното си предимство пред „големите“. Това предимство е способността да следят изкъсо своите разходи, като в същото време останат гъвкави и иновативни. Е-фактуриране е едно решение, което ще доведе до положителна промяна в работата на фирмата, като в същото време ще спести пари, които могат да стимулират служителите под формата на бонуси по време на криза.


За да започнете да пестите още възможно най-скоро: www.efaktura.bg