Промени в Закона за ДДС улесняват е-фактуриране!

Промени, във връзка с изискванията на Директива 2010/45/ЕО на Съвета относно общата система на данъка върху добавената стойност, наложиха изменения в зДДС, които влизат в сила от 1 януари 2013 г. Тези промени засягат и електронното фактуриране.

Накратко, с промените ще определят условията и правилата за фактуриране на доставки, с цел ясно да се разграничи държавата-членка, чиито правила за фактуриране се прилагат. Измененят се някои изисквания относно информацията, която да се посочва във фактурите, за да се постигане по-ефикасен данъчен контрол и равнопоставено третиране на трансграничните и националните доставки, както и електронно фактуриране. Най-важната промяна е, че фактурите на хартиен носител и електронните фактури следва да се третират равнопоставено, независимо от избора на данъчно задълженото лице. Предвидено е задължение за гарантиране автентичност, цялост и четливост на фактурите. Автентичността на произхода, целостта на съдържанието и четливостта на фактурата и известието към фактурата се осигуряват чрез какъвто и да е контрол на стопанската дейност, при който се установява надеждна одитна следа. Автентичността и целостта на електронните фактури могат да бъдат осигурени чрез използване на определени съществуващи технологии, като например електронен обмен на данни и електронен подпис. При съхраняването на фактури с помощта на електронни средства, гарантиращи онлайн достъп до съответните данни, за целите на контрола данъчно, задължено лице следва да осигури онлайн достъп на компетентните органи на държавата-членка, в която е установено, а когато ДДС е дължим в друга държава-членка - на компетентните органи на последната.

Ето и извадка на новите текстове, които късаят електронното фактуриране:

чл. 113  (12) (Нова - ДВ, бр. 94 от 2012 г., в сила от 01.01.2013 г.) Електронни фактури и електронни известия към фактури се смятат за издадени на датата, на която доставчикът или друго лице, действащо от негово име, предостави фактурите и известията към фактурите, така че да могат да бъдат получени от клиента.

чл. 114  (6) (Изм. изцяло - ДВ, бр. 106 от 2008 г., в сила от 01.01.2009 г.; изм., бр. 94 от 2012 г., в сила от 01.01.2013 г.) Всяко данъчно задължено лице по избран от него начин осигурява от момента на издаването им до края на периода на съхранението им автентичността на произхода, целостта на съдържанието и четливостта на фактурите и известията към фактурите, издадени от него или от негово име, както и на получените от него фактури и известия към фактури, независимо от това дали са на хартиен носител, или в електронна форма.

 (7) (Нова - ДВ, бр. 94 от 2012 г., в сила от 01.01.2013 г.) Фактурата може да не съдържа реквизитите по ал. 1, т. 12, 14 и 15, когато сумата на данъчната основа и данъкът не превишават 100 евро или тяхната равностойност в левове, с изключение на документиране на доставките с място на изпълнение на територията на друга държава членка, на вътреобщностни доставки и на дистанционни продажби на стоки.

(8) (Нова - ДВ, бр. 94 от 2012 г., в сила от 01.01.2013 г.) В случаите по чл. 111а, ал. 3 издадената от данъчно задълженото лице - доставчик, фактура може да не съдържа реквизитите по ал. 1, т. 12 и 13.

 (9) (Нова - ДВ, бр. 94 от 2012 г., в сила от 01.01.2013 г.) Документирането на доставките с електронни фактури и електронни известия към фактури се извършва, при условие че това документиране се приема от получателя с писмено или мълчаливо съгласие.

(10) (Нова - ДВ, бр. 94 от 2012 г., в сила от 01.01.2013 г.) Гарантирането на автентичността на произхода, целостта на съдържанието и четливостта на фактурата или известието към фактурата се осигурява от данъчно задълженото лице чрез всякакъв контрол на стопанската дейност, който създава надеждна одитна следа между фактурата или известието към фактурата и доставката на стоки или услуги.

(11) (Нова - ДВ, бр. 94 от 2012 г., в сила от 01.01.2013 г.) Освен чрез контрола на стопанската дейност по ал. 10 автентичността на произхода, целостта на съдържанието и четливостта на електронна фактура и електронно известие към фактура се осигуряват чрез следните примерни технологии:

1. квалифициран електронен подпис по смисъла на Закона за електронния документ и електронния подпис, или

2. електронен обмен на данни.

...

Съхраняване на документи
 Чл. 121. (Изм. - ДВ, бр. 94 от 2010 г., в сила от 01.01.2011 г.; изм., бр. 94 от 2012 г., в сила от 01.01.2013 г.)  (1) Всяко данъчно задължено лице осигурява съхраняването на данъчните документи, издадени от него или от негово име, както и на всички получени от него данъчни документи до 5 години след изтичане на давностния срок за погасяване на публичното задължение, което документите удостоверяват.
 (2) (Изм. и доп. - ДВ, бр. 94 от 2012 г., в сила от 01.01.2013 г.) Автентичността на произхода и целостта на съдържанието на данъчните документи, както и тяхната четливост трябва да бъдат гарантирани по време на целия срок на съхраняване. Когато данъчните документи се съхраняват чрез електронни средства, в срока по ал. 1 данъчно задължените лица съхраняват и данните, осигуряващи автентичността на произхода и целостта на тяхното съдържание.
 (3) (Изм. - ДВ, бр. 94 от 2010 г., в сила от 01.01.2011 г.) Алинеи 1 и 2 се прилагат и по отношение на отчетите за извършените продажби по чл. 119 и 120 , регистрите по чл. 123, ал. 2 и 3 , както и за митническите документи за внос.

Право на достъп до данъчни документи, съхранявани с помощта на електронни средства

чл. 122. (Изм. - ДВ, бр. 94 от 2012 г., в сила от 01.01.2013 г.) Когато данъчно задълженото лице съхранява с помощта на електронни средства, гарантиращи онлайн достъп до електронни фактури и електронни известия към фактури, издадени или получени от него, лицето е длъжно да осигури електронен (онлайн) достъп до съхраняваните данни на:

1. компетентните органи по приходите - когато лицето е установено на територията на страната, както и когато лицето не е установено на територията на страната, но данъкът за доставката е дължим в България;

2. компетентните органи на държавата членка, където данъкът е дължим - когато лицето е установено на територията на страната, а данъкът за доставката е дължим в друга държава членка.

Запазване и преглед на електронни фактури

Вижте колко е лесно да преглеждате и съхранявате е-фактури през eFaktura.bg. За да гледате клипчето с по-високо качество, моля отворете го директно в YTube.

Разходите не са това което изглеждат

Кой е Финансовият Директор? Това е човекът който трябва да знае всички разхои и приходи в една фирма. Заедно с Изпълнителния директор, това е най-важният човек от когото зависят доброто представяне на фирмата и съответно нашите бонуси.

Когато попитаме финансов директор дали знае каква е цената на една фактура, директорът уверено отговаря „Да“. Истината обаче е, че често не се прави сметка на всички разходи, тъй като някои от тях остават „скрити“.  Оказва, се обаче че освен директните и индиректните разходи има и трето перо, т.нар. скрити разходи. Скритите разходи се оказват най-трудно изчислими, но и често най-големи.

Директните разходи са лесно идентифицируеми и оттам лесно изчислими. Индиректните разходи се идентифицират по-трудно и тяхната стойност не е константа, но все пак могат да бъдат оразмерени. По принцип директни и индиректни разходи съществуват както в хартиения свят, така и в електронния. Ето защо е много важно да се подбере правилния партньор, който да осигури една прозрачност на процесите, свързани с първоначалното включване, но и с по-нататъчните ангажименти. При правилно направените и добре имплементирани решения за е-фактуриране, скрити разходи не трябва да съществуват.

Нека разгледаме подробно различните видове разходи , според тяхната класификация:

Директни разходи

• Подготовка на файла и принтиране на фактурите
• Пликове и процес по пликоване
• Физическа доставка (Пощенски и куриерски разходи)

Най-голямото перо от тези разходи е физическата доставка на фактурите. Компания „Х“, чийто бизнес е например „превод и легализация“ изпраща фактура за превод на 2 стр., със стойност 27,00 лв. до свой контрагент. Издателят на фактурата трябва да заплати 2,80 лв. за доставка на фактурата (по цени на BULPOST в рамките на града). Останалта стойност на фактурата зависи от цената на пликовете, времето необходимо за подготовка и др., но като цяло тя ще добави още стотинки, към така или иначе оскъпената фактура. Времето за създаване на фактурата се увеличава многократно, когато същите се създават „на кочан“. Всъщност, учудващо е в XXI в. колко много компании все още пишат фактури „на кочан“, при все че разполагат с компютър и интернет. Автоматично, ако тази компания използваше дори най-лесният вариант на е-фактуриране, с въвеждане на данни директно в сайта на услугата, тя щеше да реализира няколко основни предимства.

Първо времето за създаване ще се намали, тъй като в онлайн въвеждането се поддържа база данни с клиенти, стоки и услуги. Второто предимство, също измеримо на момента, щеше да е доставката на фактурата, която е 10 пъти по-ниска. Третото предимство е свързано с е-архив, които важи както за издателя, така и за получателя на фактурата.

Вторият тип разходи са т.нар. индиректни разходи. Те се характеризират с това, че са пряко зависими от обема на издаваните фактури.

Индиректни разходи

• Време, прекарано в отговори на спорове по фактури
• Счетоводни и реконсилиращи (срещане на издадена фактура с получено плащане) дейности
• Изгубени фактури
• Разходи за архив

Както споменахме, този тип разходи зависят до голяма степен от обема на издаваните фактури. Прочувания показват, че при месечен оборот от 500+ фактури, е необходимо  един служител във фирмата да е зает с дейности поиздаване на фактури,  изпращане на фактури и срещане на издадените фактури с получените плащания.

За Финансовия директор това би трябвало да означава една заплата само за извършване на тези дейности. В електронния свят този процес може да се сведе до няколко минути на ден. Ако приемем, че средно един оперативен счетоводител взема заплата от 600-800 лв. (в големите градове), към това число трябва да добавим и разходите за осигуровки. Виждаме, че цената на една фактура при гореспоменатия обем, автоматично се оскъпява с над 2 лв. За съжаление на финансовите директори, разходите не се изчерпват с това.

Скрити разходи

Това са разходи върху които ние нямаме контрол и в същото време е много трудно да ги изчислим/измерим. Такива разходи са:

• Синтактични грешки във фактурите
• Загуба на клиенти поради проблеми с фактурите (късна доставка, честа загуба)
• Не осигуряване на достатъчно ефективни канали за плащане
• Пропуснати възможности за насочване на усилия на служители в други дейности, а не в издаването на фактури
• Пропуснати възможности за по-бързо получаване на плащания
• Търсене в архив при одити
• Цялостни ползи от „зелена“ технология

Както се вижда скритите разходи се изчисляват трудно,често дори е невъзможно да ги изчислим. Лошата новина е, че тези разходи могат да повлиаят негативно на общите приходи на фирмата, или в обратния случай да повлиаят положително на общите приходи с до 15%. Ако приемем, че средната стойност на всяка от 500-те фактури е средно 100 лв., това означава месечен оборот от 500 000 лв., или 6 000 000 на година. 15% от 6 000 000 са 900 000 лв...В същото време, ако приемем, че средната стойност на една фактура (само директни и индиректни разходи) е 6 лв., това означава годишни разходи от 36 000 лв. на година...

Като теглим чертата се оказва, че нашата малка компания с 500 фактури на месец и годишен оборот от 6 000 000 може много лесно да спести 33 000 лв., като в същото време си осигури възможност да изкара още близо милион.  Сега, това изглежда доста добра възможност, която не е за изпускане, нали така? Математиката е проста и отговорът е лесен, но реалността е друга.

Оказва се, че Малките и Средени по големина Предприятия са изубили нещо много важно. Те са изгубили основното си предимство пред „големите“. Това предимство е способността да следят изкъсо своите разходи, като в същото време останат гъвкави и иновативни. Е-фактуриране е едно решение, което ще доведе до положителна промяна в работата на фирмата, като в същото време ще спести пари, които могат да стимулират служителите под формата на бонуси по време на криза.


За да започнете да пестите още възможно най-скоро: www.efaktura.bg 

Интервю с г-жа Вергиния Коларска и г-н Александър Станев

Интервю за Телевизия Европа с г-жа Вергиния Коларска, търговски и маркетинг директор в БОРИКА - БАНКСЕРВИЗ и с г-н Александър Станев, прокурист на БОРИКА - БАНКСЕРВИЗ, относно ползите от електронните услуги като цяло и електронното фактуриране в частност.