Как публичния сектор може да намали част от административните разходи

Лесен и относително бърз начин за намаляване на административните разходи е приемането на решения за електронен документооборот. Фактурирането формира едва 2-3% от общите административни разходи, но намаляването на разходите по това перо много често се измерва в пъти и определено носи забележим ефект. В последните няколко години усилията на европейските правителства бяха насочени към създаване на правила и практики за е-фактуриране. Стартирането на национален проект относно е-фактуриране в публичния сектор, би се отразило ползотворно на бизнеса и би довело до широкото използване на електронни канали за обмен на бизнес информация. Подходящи сфери за пилотна реализация на такива проекти са здравеопазването, образованието, публичните услуги от страна на администрацията.

За момента България изостава от световните тенденции по отношение на степента на използване на електронни фактури в публичния сектор. Техническата страна на въпроса отдавна е реализирана и то според най-добрите световни практики. Водещата услуга за електронно фактуриране в България – eFaktura.bg функционира от 2007-а година и към момента обработва над 1.5 милиона електронни документа годишно, като обслужва над 200 издатели и над 90 000 получатели на електронни фактури.

Услугата eFaktura осигурява множество ползи на получателите на електронни фактури. В тази роля попадат и всички органи и дружества на държавната и местната власт:

• Достъп до електронните документи/фактури в реално време. Потребителите могат по лесен начин да управляват големи масиви от електронни фактури като посредством широк набор от филтри могат да достигат до желаната от тях информация.
• Едно място за съхранение – получателят вижда фактурите от различни издатели в единен формат, независимо от това как са генерирани. Това позволява безпроблемен импорт на данните в счетоводна/ERP система – без нужда от ръчна намеса.
• Лесно оспорване на сгрешени фактури - изцяло по електронен път.
• Електронните фактури се съхраняват в електронен архив с най-високо ниво на защита и сигурност.
• Електронните фактури могат да бъдат платени директно през Интернет банкирането на получателя.

Издателите на електронни документи, включително електронни фактури, също печелят от използването на системата eFaktura:

• Разходите за издаване и изпращане на фактури намаляват средно с от 40% до няколко пъти.
• Фактурите мигновено и сигурно пристигат до точния получател, като системата съхранява статус за всеки документ.
• Намалява се до минимум вероятността от допускане на грешки при изготвяне на документите – данните се взимат директно от счетоводната или ERP система.
• Електронният архив дава възможност за бързи справки.

Пълна информация за начина на функциониране на eFaktura и как услугата ще помогне за оптимизиране на дейността ви можете да намерите на www.efaktura.bg