Как правилно да планираме процеса по внедряване на електронно фактуриране

Ползите от преминаване към електронни фактури звучат много атрактивно за бизнеса. За да бъдат реализирани те на практика, обаче, от изключителна важност е процесът да се планира правилно и да се осигурят всички необходими начални условия.

По-долу ще намерите кратък списък на изискванията за успешно внедряване на система за електронно фактуриране, отнасящи се до всеки етап от процеса.

Анализ

• Вътрешен: 

o   Създаване на списък с всички процеси, системи и отдели, които имат връзка с фактурирането;
o   Описание на информационните потоци при фактуриране;
o   Пречки и решения за тяхното отстраняване – структурни, технически и законови (особено за мултинационални компании).

• На контрагентите:

o   Обем документи;
o   Технически възможности за получаване на електронни фактури;
o   Желание за приемане на електронни фактури, събиране на имейлите за получаване на фактурите;
o   Законова рамка.

• Актуален стратегически фокус и приоритети във връзка с оптимизирането на дейностите и икономия на ресурси

Концепция

• Създаване на сценарии на възможните решения за реализиране на проекта;
• Избор между внедряване стъпка по стъпка или повсеместно внедряване в цялата фирма;
• Създаване на сценарии за самото внедряване;
• Оценка на свързаните с интеграцията разходи, вкл. оперативни;
• Създаване на стратегия за стартиране на издаването на електронни фактури.

Оформяне на запитване за оферта

• Определяне и изброяване на 20-те най-важни изисквания, свързани с фактурирането;
• Посочване на изискванията, които са второстепенни, но увеличават полезната стойност на проекта.

Избор на доставчик

• Оценка на фирмите, предлагащи услуги за електронно фактуриране;
• Подписване на договор;
• Провеждане на тестове за съвместимост и бързодействие;
• Тест на интеграцията преди преминаване към реална работа.

Контакт с контрагентите при стартиране на издаването на електронни фактури

• Създаване на сценарии за работа с всяка различна категория контрагенти;
• Осъществяване на контакт с ключовите доставчици и клиенти за разясняване на новия метод на работа и неговите ползи, вкл. за тях.

Препоръчително е през целия период на внедряване да се осъществява активна комуникация с доставчика на услугата и фирмата интегратор.